Организация корпоративных мероприятий: типичные ошибки

Организация праздника — как правило, результат работы коллектива, пусть даже и небольшого. Это и составление сценария, и приглашение гостей, и решение ряда технических задач… А в итоге — совершенно непредвиденный результат. Ведь на то, каким он окажется, влияет такое множество факторов, что некоторые из них трудно предвидеть даже опытному организатору, не то что начинающему. И тогда труд нескольких последних недель или даже месяцев может пойти насмарку. Ошибка первая: неправильная оценка целевой аудитории Мне часто приходится слышать: «Нас привезли на остров и дали футбольные мячи, но никто не играл» или: «Вышла девушка и стала говорить, а ее никто не слушал». Таковы обычно последствия неправильной оценки аудитории. В 90% случаев неудовлетворительный результат при проведении мероприятия напрямую связан с подобной неправильной оценкой целевой аудитории. Когда люди приходят на мероприятие, они готовы включиться в происходящее, у них есть определенные надежды и ожидания. И когда их ожидания абсолютно не соответствуют происходящему, возникает диссонанс действия и восприятия аудитории. Именно поэтому, прежде чем приступить к планированию мероприятия, следует внимательно изучить аудиторию предполагаемых участников и максимально адаптировать действие под ее привычки и интересы. Например, если в компании работает 80% женщин и каждый раз накануне Нового года их везут ужинать в хороший ресторан, не стоит внезапно менять формат празднования на катание на лыжах. В мужском коллективе не подходят развлечения типа конкурса сценической речи или актерской импровизации, для интеллектуально развитой аудитории не стоит проводить вечер в стиле «Карнавальной ночи», поскольку люди скорее всего начнут развлекаться тем, что станут подсчитывать отличия вашего действа от оригинала. Ошибка вторая: неправильное распределение функций Каждый должен заниматься своим делом. Так, скажем, составление психологических портретов приглашенных не стоит поручать ивент-агентству, поскольку оно призвано организовывать мероприятия, а не заниматься тестированием тех, к кому у него даже и доступа-то нет. Конечно, задача агентства — предусмотреть все возможные ошибки и неприятности, но никто не знает своих гостей лучше, чем сам заказчик. Таким образом, если вы собрались заняться оформлением мероприятий с размахом, то некоторые вопросы надо решить заранее (хотя и их решение лучше все же доверить специалистам или, по крайней мере, проконсультироваться с ними) К ним относятся: выбор места проведения мероприятия (лучше, если можно выбирать из пяти-семи мест разного плана), выбор тематики мероприятия, выбор ведущих, утверждение окончательной версии сценария. Все остальное лучше доверить специалистам. Тогда успех мероприятия станет более предсказуем. Ошибка третья: непроверенные организаторы мероприятий (инвенторы) Узнать, хорошо ли работает та либо иная компания или отдельный ее представитель, можно только на практике. Как же в таком случае обезопасить себя от недобросовестных и ненадежных поставщиков услуг? На такой вопрос у меня есть ответ, подтвержденный многолетним опытом работы, но и это не дает стопроцентной гарантии отличного результата! Ошибка четвертая: несоблюдение сторонами сроков выполнения работ Организацию мероприятия можно сравнить с таким процессом, как, скажем, выпечка хлеба. Это значит, что тесто нельзя поставить в печь, пока оно не подойдет. Есть определенные сроки, которые невозможно сократить даже в случае крайней необходимости. Об этом следует помнить всем, кто имеет отношение к организации мероприятий.