Шаблоны таблиц в Excel

Шаблоны таблиц в Excel

Очень часто требуется создавать много похожих документов, но содержащих разные сведения, например различные формы справок, ведомостей, счета, где меняются только фамилии или даты, и т.п.

Обычно их создают так. Открывают последнюю версию ранее созданного документа, например ведомость за прошлый месяц, вносят в документ необходимые изменения, печатают и сохраняют измененный документ под новым именем. Однако такой метод создания новых документов имеет ряд недостатков. Очень часто при сохранении документа мы отвлекаемся и в результате какой-нибудь из документов теряем: либо старый, либо новый документ.

Для создания таких однотипных документов удобно использовать шаблоны. Шаблон — это заготовка документа, незаполненный данными бланк, форма.

Программа Excel предоставляет вам шаблоны, используя которые можно быстро подготовить авансовый отчет, счет-фактуру, карточку табельного учета и другие документы.

Для того чтобы создать документ на основе шаблона, нужно в меню Файл выбрать команду Создать. В результате откроется окно Доступные шаблоны.



Шаблоны таблиц в Excel

Создание шаблона в Excel

Создание шаблонов Excel

В случае если ни один из готовых шаблонов вам не подошел, вы можете создать свой собственный шаблон, в дальнейшем работая с ним, как и с любым шаблоном Excel.

Создание шаблона Excel

Для того чтобы создать шаблон, требуется в меню Файл выбрать команду Создать -> Новая книга и щелкнуть на кнопке Создать. В рабочем окне программы появится новая книга под названием Книга1 или Книга2, Книга3 и т.п. Затем требуется создать таблицу, которую вы в дальнейшем будете использовать в качестве шаблона.

Создание шаблона в Excel

Создание документа на основе шаблона Excel

Теперь у вас есть свой шаблон, будем создавать документ на его основе. Для этого в меню Файл выберите команду Создать, в группе Доступные шаблоны выберите папку Мои шаблоны. В результате раскроется диалоговое окно Создать, на вкладке Личные шаблоны следует выбрать нужный шаблон.





Создание документа на основе шаблона Excel

Подсказки в Excel

Пользователи привыкли к тому, что при позиционировании указателя мыши на кнопке вкладки рядом с указателем мыши появляется подсказка — маленькое окно, в котором отображается справочная информация. Это очень удобно, особенно для начинающих.

Excel позволяет разработчику таблицы организовать систему подсказок, например, поясняющих назначение полей (ячеек таблицы) и правила их заполнения.

Обычно подсказка появляется на экране в результате выбора ячейки, для которой она определена. В качестве примера на фото приведен вид окна рабочего листа книги во время заполнения бланка заказа, созданного на основе шаблона пользователя.

Подсказки в Excel

Проверка данных в Excel

Программа Excel позволяет контролировать вводимые данные в ячейки таблицы. То есть задать тип и диапазон данных, которые можно ввести в ячейку, все остальные данные при этом считаются неверными, и ввести их в ячейку не удастся. Также можно задать диапазон допустимых значений чисел, например, от 1 до 100, дат, например, не раньше текущей даты, предельное максимальное или минимальное значение, количество вводимых символов и т.д. В том случае если вводимые в ячейку данные не удовлетворяют заданным правилам, на экране, после нажатия клавиши <Enter>, появляется окно с сообщением об ошибке.

Для осуществления контроля вводимых данных требуется определить условие проверки этих данных:
• 1. Выделить ячейку или группу ячеек, для которых нужно определить процедуру контроля.
• 2. На вкладке Данные -> Работа с данными сделать щелчок на кнопке Проверка данных.
• 3. На вкладке Параметры окна Проверка вводимых значений задать условие проверки данных.

Проверка данных в Excel